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合肥共达职业技术学院公章管理办法
编辑日期:2013-6-8  作者:马锦玉    阅读次数:次  [ 关 闭 ]

公章是一个机关、组织职权的权威象征,是一个单位在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要标志。公章的刻制、使用应严格按程序办理。为加强我院各类公章的管理,确保公章的正确使用,特制定本规定。本规定所指的印章包括学院党政公章、钢印,院党政领导签字章、方章,各系部、处室公章,以及院内其他各类公章。

一、各类公章刻制的办理手续

(一)未经上级主管部门及学院领导审核、审批,任何个人不得擅自刻制学院及各部门公章。擅自刻制公章的一经发现,必须追究其责任,由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果,由当事人承担。

(二)各部门刻制公章,须出具书面申请,经院长签字批准后由办公室开具介绍信,到公安部门批准的印章刻印处刻制。

(三)各部门刻制好公章后,必须先到办公室备案,方可启用。

(四)公章管理人员如工作变动,应及时上缴公章,由重新确定的公章管理人员办理接收公章的手续,不得私自转交他人。学院公章管理由办公室主任负责。各部门的公章管理由各部门负责人负责。

(五)印章如不慎遗失,保管人员应及时向分管院领导及院长报告,查实后上报上级有关部门备案,并对遗失的原因和责任进行调查处理。若公章损坏,保管人员应向学院报告,申请更换。

(六)因公章磨损或其他原因损坏公章,需要重新刻制的,要按照以上规定重新办理手续。

二、对“学院”印章的管理及使用

(一)对“学院”印章的使用必须严格管理。

(二)使用“学院”印章时,必须严格按照院级公章使用流程进行办理。公章管理人员应严格履行登记手续,如因公章使用不当而造成损失的,应追究其相应责任。

(三)用印经办人须认真填写“学院”印章使用登记表,对公章的使用情况进行说明。

(四)严格控制携带公章外出使用,因工作需要确需携带外出使用的,必须经分管院领导签字批准。用印经办人在外出使用时造成公章损坏或损失的,由用印经办人承担相应责任。

(五)严禁在空白证件、空白介绍信、空白奖状、空白纸张上用印,如特别情况需要者,需经院领导批准,并将“用印说明”留存院办。

(六)节、假日,为方便使用,公章可由专人保管。

三、对各部门印章的管理及使用

(一)各部门必须妥善保管好印章,并有明确的监印人员。公章一般不得携带外出使用。如遇特殊情况,确需携带公章外出,必须经部门领导批准。

(二)各部门的印章只能在适当的范围内使用。

四、使用院级印章的程序及要求

(一)凡以学院名义发出的各类正式公文的用章,按《合肥共达职业技术学院行政公文处理办法》执行。

(二)以学院名义发出的新生录取通知书、工作证、毕业(结业、进修)证、聘任证书、学生证等各种证书,均须由有关职能部门造册,经部门负责人签字后,院分管领导批准后,派专人统一送院(党)办审核并加盖院印;并将名册一份交办公室留存备查、归档。需要个别办理时,须有职能部门的证明。

(三)需开具学院证明、介绍信外出联系工作的院内工作人员,须经部门申请,分管院领导同意,方可开具院级证明、介绍信等。不得开具空白介绍信或证明。

(四)教职工因私需学院开具有关证明和个人证明材料需加盖院级印章的,须凭有关部门的证明,送院(党)办审核办理。

(五)办理法人委托证明书,必须经职能部门审核同意,并由职能部门出具证明,经学院法人代表审核签字后,方可加盖学院公章。

(六)对外签订协议、合同,合同样本须经学院合同管理领导小组审定,并由院长或院长授权人签字后方可用章。

(七)各职能部门以学院名义向院外有关部门呈送的各类报表,须由分管院领导签字同意后,由专人统一送院办办理用章。

(八)办理各种报建手续须加盖学院印章的,须经分管院领导批准后,方可用章。

(九)单位办理银行开户手续,须经院长书面同意,方可盖院章。

(十)院长名章(签字章、方章)代表学院法定代表人的资格,凡对外使用院长名章,须经院长本人批示同意后,方可用章。

(十一)学院法人和院级领导印章的保管使用,按学院公章的保管使用办法执行。

五、对学院各类印章,凡有下列情况之一者,监印人员可不予用印

(一)未经有关领导批准或批准权限不当时。

(二)用印内容有误或文理不通、打印字迹不清、书写潦草、有错别字时。

(三)需上呈下发的报告、通知、表格等用印件,经办人未准备存档备份件时。

(四)经办人不允许监印人审核用印内容时。

六、各类公章的销存及养护

(一)机构如有变动,应停止使用其公章。机构变动需要重新刻制公章的,由上级主管部门及学院领导审核、审批同意后,按规定刻制、登记、启用,原有公章同时作废并上缴学院。

(二)学院办公室依据有关规定,将停用的公章销毁或存入档案室。

(三)公章应及时清洗,确保公章清晰、端正。保管人要严格妥善保管公章,严防随意放置和丢失。

七、各级各类印章凡因监印人对印章使用不当造成的后果,将追究监印人的责任。

八、发现学院或各单位印章被伪造时要立即报告学院院(党)办。院(党)办应查明情况,采取必要措施。必要时向公安部门报案,避免由于公章被伪造而造成损失。

九、学院财务印章的管理依照财务管理的有关规定执行。