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合肥共达职业技术学院档案管理办法
编辑日期:2013-6-8  作者:马锦玉    阅读次数:次  [ 关 闭 ]

第一章     

第一条  为了进一步加强学院档案工作,推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设,有效地保护和利用档案,充分发挥学校档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称学院档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理、文化交流、服务社会和其他活动中直接形成的,对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。

  第三条  学院档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科技研究、维护学校效益以及编写校史等的重要依据,是国家、社会和学校宝贵的历史文化财富,必须坚持集中统一管理的原则,做到完整、准确、系统、安全和有效开发利用,资源共享,任何部门和个人不得据为己有。

  第四条  学院档案工作是学院各项管理工作的组成部分,是办好学校的重要的基础性工作。学院将档案工作纳入学校整体发展规划、年度工作计划和各部门的工作责之范围,加强对档案工作的领导和管理,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章  档案工作机构及其职责

第五条  学院档案工作由院长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家、教育部和安徽省关于档案管理的法律法规和方针政策,批准和颁布实施学校档案工作的规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,使其与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与学校办学规模相适应的档案管理机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费;

(四)研究、决定学院档案工作的奖惩和其他重大事项。 

学院明确以为分管档案工作的校领导,协助院长负责档案工作。                          

第六条  学院设立档案工作委员会,领导、协调、检查、解决全校档案工作中的重大问题。

 学院档案工作委员会的主要职责:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规,审定学院关于档案工作的规划、规章制度,并提出指导性的意见;

(二)研究决定学院档案工作发展中的重要事宜、重大问题和奖惩事项;

(三)协调、解决学院各部门档案工作的布置、检查、总结、验收;

(四)保证学院档案馆全面履行档案行政管理和档案业务管理与服务两种职能,落实人员编制、档案库房以及发展档案工作所需的设备与经费。

第七条  学院设立档案室,是永久保存和提供学校档案的专门机构,其管理职责是:

(一)学习、宣传、贯彻执行国家、教育部、安徽省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟定学院档案工作的规章制度,并贯彻落实;

(三)接受(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料;

(四)编制档案检索工具,开发档案信息资源;

(五)开展档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校专兼职档案人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展校内外档案学术研究和交流活动;

(十)对学院所属机构的档案工作进行监督和指导。

第八条  学院各部门必须明确一名负责人分管档案工作,并配备专兼职档案员,负责在本部门开展档案的基本知识、档案工作的法律法规和重要性的学习宣传工作以及文件材料的日常收集、整理、审核和定期向档案室移交工作。

第九条  专(兼)职档案员的主要职责是:

(一)贯彻落实国家有关档案工作的法令、政策和本校有关规定,制定本部门档案工作计划;

(二)做好本部门文件材料的收集工作,坚持平时预立卷;

(三)将需要归档的文件材料整理组卷装订,做到组卷合乎要求,编目清楚、标题准确、装订整齐。相应的信息入录档案管理系统,信息完整,著录规范,并及时向档案室移交;

(四)做好存放在本部门的文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作。

第三章  档案管理

第十条  学校建立和完善归档制度,实行以纸质档案为主,纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。各部门分管档案工作的负责人应将文件材料和电子档案材料同步归档工作纳入自己的职责范围,督促检查。各部门专(兼)职档案员,做到每项重要教学、科研、管理、对外交流等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十一条  学院各部门立卷归档分工为:全校性、综合性的材料由院办负责立卷归档。其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档,其他部门协办。

第十二条  各部门立卷归档的文件材料,应符合下列要求:

(一)归档的文件材料要齐全完整。破损文件应予修复;

(二)归档的文件材料,要遵循文件之间的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分保存价值,分类组卷;

(三)归档文件用纸规范,纸质优良,字迹清楚,应用黑色耐久笔书写;

(四)案卷标题简明确切,卷内目录、备考表符合规范要求;

(五)归档材料的著录符合档案计算机管理要求。

第十三条  归档时间及手续:

(一)各部门档案应于次年6月底以前归档;

(二)各教学单位形成的教学档案应于次学年寒假之前归档;

(三)科学研究类档案应于项目完成后两个月内归档;

(四)财会类档案应在形成年度的第三年的三月底前归档。

(五)接收档案必须履行相关手续,制作案卷移交目录,一式两份。交接双方必须签名盖章。

第十四条  在学院各项活动中形成的、或在学院对外交流中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备,由院办档案室统一收藏。

第十五条  个人在其从事教学、科研、党政管理、对外交流等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按照规定向档案馆移交,集中管理,任何人不得以任何借口拖延或据为己有。

第十六条  个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的,学校予以奖励。

第十七条  档案室应组织做好档案的鉴定工作。对于保管期限已满的档案,须征得有关部门同意,编制清册,报学校主管领导审批后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施,学校纪检、监察等有关部门要派人监销,并在销毁清册签名。未经鉴定和批准,任何人不得销毁档案。

第十八条  档案室应不断改善档案保管条件,研究和改进档案保护技术,及时修补、修复破损档案,延长档案使用寿命,维护档案的完整和安全。对重要档案和破损、褪色档案应及时数字化,加工成电子档案保管。

第十九条  对已满规定保密期限的档案及时予以调整密级或解密,以便档案的开放和利用。

第二十条  院档案室应做好档案统计工作,定期对全宗、案卷(件)数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

第四章  档案的利用和开放

第二十一条  档案馆要主动做好档案利用工作,按照规定向全院开放档案,积极发挥档案的信息功能,提高档案利用率。利用和开发档案要遵循如下原则:

    (一)向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先使用权,无偿利用,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应予以维护;

(二)凡持有合法证明的部门和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制;

  (三)境外组织或个人利用学院档案的,应按国家有关规定办理;

  (四)未经学院授权或上级主管部门批准,任何组织和个人无权公布档案内容。

第二十二条  学院已藏档案属于下列情况之一者不予开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利和技术秘密的;

(三)属于个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

    第二十三条  档案室向学院开放档案时,应热情为利用者服务。

查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案形成部门或个人以及档案室负责人同意,其中涉密档案须经学院保密委员会办公室同意,必要时报请院领导审查批准。

  第二十四条    档案室提供利用重要、珍贵的档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经档案室负责人同意方可提供。

  第二十五条  档案室是学校出具档案证明的唯一合法部门。加盖院档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

  第二十六条  档案室应根据学校和社会需要,有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作。为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第五章  考核与奖惩

第二十七条  学院对档案管理工作进行考核,决定奖罚。有下列事迹之一的部门和个人,由学院给予表彰与奖励:

(一)对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的;

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)对档案学及档案史料研究做出重要贡献的;

(四)将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第二十八条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

第二十九条  有下列行为之一的,由档案室责令限期改正,或者报请学院档案工作委员会处理;情节严重,构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

(一)损毁、丢失档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)玩忽职守,明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。

第六章  条件保障

 第三十条    学院应当将档案工作所需经费单独立项,列入学院预算,保证档案工作的需求。

 第三十一条  学院应当为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。

存放涉密档案应当设有专门库房或橱柜。

存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。       

第七章   

第三十二条  本办法自发布之日起实施,学院原所发的档案工作文件与本办法相抵触者,以本办法为准。

第三十三条  本办法解释权在学院档案室。